Racketr klubadministration

Log ind

Log ind med den mailadresse, klubben har oprettet dig med. Administrationen og medlemsappen deler samme konto, så spiller du også selv i klubben, er det den samme adgangskode. Har du aldrig fået en adgangskode, eller har du glemt den, bruger du glemt-adgangskode på login-siden og får en mail inden for et minut.

1. Åbn admin.racketr.app i browseren.
2. Skriv mail og adgangskode, og tryk Log ind.
3. Bruger klubben to-faktor, taster du bagefter den sekscifrede kode fra din app.
4. Sæt et bogmærke, når du er inde, så du slipper for adressefeltet næste gang.

Sådan er skærmen bygget op

Tre områder, og de flytter sig aldrig. Menuen til venstre er grupperet efter emne. Midten er den side, du står på. Øverst til højre ligger hjælp, søgning, notifikationer, lys eller mørk visning og din egen profil, hvor du også skifter sprog. Alle sider følger samme rytme: en overskrift med en kort forklaring, så værktøjerne, og så data.

1. Kig øverst til venstre for at se, hvilken klub du er i.
2. Brug menuen til venstre til at skifte område.
3. Brug øverste højre hjørne til hjælp, søgning og din profil.

Menuen

Menuen følger klubbens hverdag frem for databasen: OVERSIGT (dashboard, i dag, kalender, rapporter), KLUBMEDLEMMER, BOOKINGER, BANER, DRIFT, BETALING & PRISER, ØKONOMI og INDSTILLINGER & LOG. Økonomi har sine egne underoverskrifter: FINANSBOGHOLDERI, UDSKRIFTER, KARTOTEKER og REGNSKAB. Klik på en overskrift for at folde en gruppe sammen, du ikke bruger.

1. Klik på en gruppeoverskrift for at åbne eller lukke den.
2. Klik på et punkt for at åbne siden.
3. En hængelås betyder, at modulet ikke er med i klubbens aftale.

Hurtig søgning

Den hurtigste vej rundt i hele administrationen, og den ene genvej der er værd at lære. Tryk Cmd+K på Mac eller Ctrl+K på Windows, skriv navnet på en side eller et spørgsmål til denne håndbog, og spring direkte derhen. Medlemmer findes med søgningen på siden Medlemmer.

1. Tryk Cmd+K eller Ctrl+K et vilkårligt sted i administrationen.
2. Skriv det, du leder efter, for eksempel 'fakturaer' eller 'kort på fil'.
3. Vælg resultatet med piletasterne og tryk Enter. Et afsnit i håndbogen åbner i en ny fane.

Hjælp på siden

Knappen Hjælp øverst til højre åbner hjælp til netop den side, du står på: korte opskrifter på de opgaver, man oftest har, og en rundvisning der peger på de rigtige knapper på skærmen.

1. Åbn den side, du har brug for hjælp til.
2. Klik Hjælp øverst til højre.
3. Vælg en opskrift, eller start rundvisningen og få knapperne peget ud.

Sådan tændes banebooking

En helt ny klub starter som et almindelig fællesskab: medlemmer og beskeder, ingen baner. Aktiveringen gør den til en bookingklub, og den laves én gang, af klubbens ejer. Den giver jer et udgangspunkt frem for en tom skærm: et standardområde, en standard bookingtype, det danske momskartotek og almindelige åbningstider. Alt det kan ændres bagefter, og aktiveringen kan rulles tilbage fra Indstillinger uden at miste data.

1. Log ind som klubbens ejer og åbn Klubindstillinger.
2. Start aktiveringen og udfyld klubbens oplysninger: valuta, CVR-nummer til fakturaer og afbudsfrist.
3. Læs opsummeringen af, hvad der bliver oprettet, og bekræft.
4. Gå Baner, Åbningstider og Priser igennem, før medlemmerne må booke.

Den første uge, i rækkefølge

Sæt klubben op i den rækkefølge, systemet er afhængigt af. Hvert trin bygger på det forrige, og bytter man om på dem, er det den sædvanlige grund til, at noget ser forkert ud senere. Ti minutter pr. trin er normalt, bortset fra priser og medlemmer.

1. Baner og områder: de fysiske baner, medlemmerne kan booke.
2. Åbningstider: rammen om bookingskemaet.
3. Banesæsoner: hvornår udendørsbanerne overhovedet er åbne.
4. Bookingtyper og tidsvinduer: etiketterne og de navngivne perioder, priserne peger på.
5. Priser: timepriserne pr. bane, periode og medlemskab.
6. Bookingregler: hvor meget og hvor langt frem et medlem må booke.
7. Medlemstyper og medlemmer: hvem klubben består af.
8. Betalingsmetode: kontoen, pengene lander på.
9. Økonomi: regnskabsår, kontoplan og kontering.
10. Skriv til medlemmerne, og lav så den første booking selv som test.

Dashboard

Alt, der kræver en beslutning, ligger øverst: ubetalte sæsoner, kontingenter i restance, nye medlemmer, betalinger ingen har placeret. Nedenunder kommer omsætning, bookinger, aktive medlemmer og banebelægning for de seneste 30 dage samt en lille økonomistribe fra bogholderiet. Alle tal kan klikkes og fører hen til den side, hvor du handler på dem, så du sjældent har brug for menuen om morgenen.

1. Læs kortene øverst og ryd det, du kan.
2. Klik på et tal for at åbne listen bag det.
3. Brug økonomistriben til at se, om noget er uplaceret eller forfaldent.

Rapporter

Færdige rapporter: banebelægning pr. ugedag og time, omsætning pr. dag, onlinebetalinger, de flittigste bookere og de medlemmer, der oftest udebliver. Du kan også bygge din egen rapport over et kontointerval og en periode, gemme den og vende tilbage til den. Alt kan hentes til regneark.

1. Vælg en rapport i listen til venstre.
2. Sæt perioden og eventuelle filtre, og læs resultatet.
3. Klik på en kolonneoverskrift for at sortere, eller hent som CSV til regneark.
4. Vil du bygge din egen: vælg kontointervallet, navngiv den og gem.

Baner og områder

En bane er én fysisk spilleflade, medlemmerne kan booke. Et område er en gruppe baner, for eksempel hallen, udendørsbanerne eller padel, og områder bruges i kalenderens filtre, i priser og i regler. Hver bane hører til én sport, og kun de sportsgrene, klubben har slået til i Indstillinger, kan vælges.

1. Klik Tilføj bane og giv den det navn, medlemmerne kender, for eksempel 'Bane 1' eller 'Inde 3'.
2. Vælg område, sport og underlag.
3. Gem. Banen er med i kalenderen med det samme.
4. Opret områderne først, hvis klubben har flere slags baner.

Banesæsoner

En banesæson siger, hvornår en bane overhovedet er til rådighed, målt i måneder frem for timer. Udendørsbaner, der lukker om vinteren, hører til her. En sæson kan gentages hvert år, og så tæller kun måned og dag, så et vindue hen over nytår også virker.

1. Klik Tilføj sæson og navngiv den, for eksempel 'Udendørs sommer'.
2. Vælg, om den gælder hele klubben, et område eller enkelte baner.
3. Sæt fra- og til-dato, og sæt flueben i gentages årligt, hvis det er det samme hvert år.
4. Læs forhåndsvisningen af, hvad der ændrer sig, og gem.

Belysning

Har klubben lysmodulet, følger lyset bookingkalenderen: tændt fem minutter før en booking, slukket fem minutter efter. Siden viser enheden ude i klubben, de lysgrupper den tænder, og hvilke baner der hører til hvilken gruppe. Du kan også tænde og slukke en gruppe i hånden, for eksempel til et klubarrangement.

1. Se enheden øverst: grøn betyder, at den svarede, med tidspunktet for sidste kontakt.
2. Opret en lysgruppe pr. samling af lamper, og et sikkert sluk-tidspunkt for klubben.
3. Knyt hver bane til sin lysgruppe og vælg, om den skal følge dagslyset.
4. Brug listen over næste tændinger til at se, hvad der sker de næste 24 timer.

Åbningstider

Klubbens normale uge: hvornår den første tid starter, og hvornår den sidste slutter, pr. ugedag. Medlemmerne kan kun booke inden for åbningstiderne, og kalenderen tegner kun rækker inden for dem. En dag markeret som lukket har slet ingen tider.

1. Sæt åbne- og lukketid for hver ugedag.
2. Sæt flueben i lukket på de dage, klubben ikke åbner.
3. Gem. Ændringer gælder nye bookinger, aldrig dem der allerede er lavet.

Tidsvinduer

Et vindue er et navn plus en liste af dag- og fra-til-tider, for eksempel Prime time = man-fre 16:00-21:00. Prisregler og bookingregler peger på vinduet, så når klubben ændrer, hvad der tæller som prime time, retter du det her ét sted, og alle priser følger med.

1. Klik Nyt vindue og navngiv det i almindelige ord: Prime time, Lavsæson, Weekend.
2. Tilføj de dage og tidsrum, vinduet består af.
3. Gem. Vinduet kan nu vælges i prisregler og bookingregler.

Prisdesigneren

Den visuelle måde at sætte priser på: et skema med tidsvinduer ned ad siden og medlemstyper hen ad toppen. Skriv timeprisen i en celle, så skrives reglen bag den for dig. Basis er det, alle uden en fastsat medlemstype betaler, og en medlemskolonne slår Basis for netop den types medlemmer. En tom celle betyder, at prisen falder videre til den næste regel, der passer, eller til banens grundpris.

1. Vælg omfanget øverst: hele klubben, ét område eller én bane.
2. Skriv timeprisen i de celler, du vil sætte.
3. Tryk Forhåndsvis for at se ugen, som medlemmerne vil se den.
4. Anvend, når det ser rigtigt ud, eller kassér og start forfra.

Prisregler

En prisregel kobler bane, tidsvindue, medlemstype og spillersammensætning til en timepris. Lad et felt stå tomt for at betyde 'alle'. Passer flere regler på den samme booking, vinder den mest specifikke: en regel bundet til en bane slår en for hele området, en regel på et tidsvindue slår en, der gælder hele døgnet, og en regel på en medlemstype slår en generel. Matchpointene vises, så du kan se, hvorfor en pris blev valgt.

1. Åbn fanen Regler og klik Ny regel.
2. Vælg bane, vindue, medlemstype og sammensætning. Tomt betyder alle.
3. Skriv timeprisen og gem.
4. Kontrollér resultatet med en testbooking i kalenderen.

Prisskabeloner

En skabelon er en navngiven samling prisregler, for eksempel '2026 standard' eller 'Sommer 2026'. Kun én skabelon er aktiv ad gangen, og bookinger bruger den aktive. Skabeloner gør, at du kan forberede næste sæsons priser uden at røre dagens.

1. Åbn fanen Skabeloner og klik Ny skabelon.
2. Navngiv den efter den periode, den dækker.
3. Tilføj reglerne inde i skabelonen.
4. Sæt den som aktiv skabelon, når perioden starter.

Guidet prisopsætning

En guide i tre trin til en klub, der starter fra bunden: den foreslår de sædvanlige tidsvinduer, lader dig udfylde timepriserne pr. vindue og medlemstype, og slutter af med to fornuftige bookingregler. Ti minutter, og klubben kan tage sin første booking.

1. Trin 1: ret eller fravælg de foreslåede tidsvinduer.
2. Trin 2: udfyld timeprisen pr. vindue og medlemstype. Tomme celler bruger klubbens standardpris.
3. Trin 3: godkend de to grundregler, og afslut.

Bookingtyper

En bookingtype er bookingens kategori: single, double, træning, turnering eller lukning. Den giver bookingen farve i kalenderen, afgør om der betales for den, og det er den, bookingregler og sæsonbookinger peger på. Kalenderen kan ikke oprette en booking uden mindst én type.

1. Klik Tilføj type og navngiv den.
2. Vælg farve og hvad den bruges til: banebooking, sæson, hold, turnering eller lukning.
3. Vælg, om bookinger af denne type koster penge.
4. Gem.

Bookingregler

Regler begrænser banebookinger: hvor mange et medlem må have ad gangen, hvor langt frem de må booke, hvor tæt på start, hvor lang en booking må være, og hvilke baner de må bruge. En kvote kan spærre helt, eller tillade ekstra bookinger mod gebyr, hvilket er sådan de fleste klubber kører det. Reglerne gælder den, der booker, og en regel uden område eller bane gælder overalt.

1. Klik Ny regel og vælg typen af begrænsning.
2. Udfyld tallene: antal, frit antal, ekstra gebyr, timer eller dage.
3. Snævr den ind til et område, en bane eller en medlemstype, hvis den ikke skal gælde alle.
4. Tryk Forhåndsvis effekt for at se, hvor mange nuværende bookinger reglen ville have spærret.
5. Gem, når forhåndsvisningen ser rigtig ud.

Dagsvisningen

Hver række er en bane, og tiden løber fra venstre mod højre, så alle baner er på skærmen på én gang. Klik på en tom tid for at booke den, klik på en booking for at se detaljerne, træk den for at flytte den, træk i højre kant for at gøre den længere eller kortere. Lad markøren hvile på en booking, så viser et kort spillerne, prisen, betalingen og noterne, med check-in og udeblevet ét klik væk. Fyldfarven er bookingtypen; en booking, der kræver noget, skifter farve som helhed (gul, mens den afventer betaling, rød ved udeblivelse, falmet når den er spillet), og knappen Signaturforklaring over skemaet forklarer begge, og den tynde stribe under timerne markerer tidsvinduerne. De to layout-knapper over skemaet skifter til baner som kolonner (tiden løber ned ad siden, underkanten ændrer længden, tidsvinduerne som en stribe langs tidskolonnen), og de to knapper for rækkehøjde ved siden af skifter mellem luftige og kompakte rækker. Begge valg huskes for dig. Knappen Dagsliste åbner samme dag som en liste ved siden af skemaet: tid, bane, hvem der spiller, pris og status, med et søgefelt, en sortering, der sætter det, der kræver handling, først, og de hurtige handlinger på hver række.

1. Klik på den tomme tid på den bane og det tidspunkt, du vil have.
2. Vælg medlemmet, eller skriv et navn for en gæst.
3. Vælg bookingtypen og kontrollér den pris, systemet har regnet ud.
4. Bekræft. Medlemmet får en bekræftelse med det samme.

Ugevisningen

Det samme skema over syv dage, til planlægning frem for til skranken. Brug den til at få øje på de tomme timer, til at se hvordan en sæsonbooking falder hen over ugen, og til at flytte en række bookinger efter en ændring. Med baner som rækker er hver dag et bånd, du kan folde sammen på dets overskrift. Med baner som kolonner forkortes banenavne, så de passer (Hal 1 bliver H1; det fulde navn vises, når markøren hviler på det), og den tynde stribe under hver dag viser dagens tidsvinduer fra venstre mod højre.

1. Skift til ugevisning øverst.
2. Brug filtrene til at vise ét område eller én sport ad gangen.
3. Klik på en booking for at åbne den, præcis som i dagsvisningen.

Oversigten

Ugen som et kort over belægningen: dage som rækker, timer som kolonner, alle baner i det aktuelle filter talt med. Tallet i en celle er, hvor mange baner der er ledige den time, fyldet vokser, jo mere optaget timen er, et lille gult tal siger, hvor mange bookinger der stadig afventer betaling, og skraverede timer er lukkede. Hele ugen for alle områder er på én computerskærm.

1. Skift til Oversigt øverst.
2. Kig efter de lyse celler: dér er der plads.
3. Klik på et tidsrum for at åbne dagen dér, med selve bookingerne.

Sådan lukker du en bane

En lukning spærrer en bane i et tidsrum, så ingen kan booke den, og den vises som et stribet felt i kalenderen. Brug den til vedligehold, et lukket arrangement, en turnering eller regn. Ingen bliver opkrævet noget, og medlemmerne ser feltet med den tekst, du giver det.

1. Klik på den tid, lukningen starter, og vælg lukning i stedet for booking.
2. Tryk på de øvrige baner, den dækker, for eksempel alle udendørsbaner når det regner.
3. Giv den en tekst, medlemmerne forstår, for eksempel 'Vedligehold'.
4. Gem. Eksisterende bookinger i perioden fjernes ikke af sig selv: aflys dem selv, hvis banen reelt ikke kan bruges.

I dag

Skrankens skærm. Hvem spiller nu, hvem er kommet, hvad har dagen tjent, og hvilke halvfærdige betalinger der stadig blokerer en tid. Alt på siden handler om de næste par timer.

1. Kryds folk af, efterhånden som de kommer.
2. Hold øje med reservationslisten: en uafsluttet betaling blokerer tiden, til den udløber.
3. Brug Ny booking til en, der kommer ind fra gaden.

Bookinglisten

Alle klubbens bookinger, filtreret på status og periode. Statussen fortæller, hvor bookingen står: bekræftet, afventer betaling, aflyst, gennemført eller udeblevet. Listen er stedet at kigge, når et medlem spørger, hvad de blev opkrævet for tre uger siden.

1. Sæt perioden og statusfiltret.
2. Søg på medlemmet, hvis du leder efter én booking.
3. Klik på en række for at åbne bookingen med pris og betaling.
4. Hent som CSV, hvis det skal i et regneark.

Aflysning, refusion og udeblivelse

Aflyser du fra administrationen, følges klubbens refusionsregler, og medlemmet får besked. Hvad der sker med pengene, afhænger af, hvordan der blev betalt: kortbetalinger refunderes, klubkredit går tilbage som klubkredit, og en booking betalt med et klip får klippet tilbage på kortet i stedet for penge. Markerer du nogen som udeblevet, flytter det ingen penge, det registrerer bare, at de ikke kom, og det er det, udeblivelsesrapporten tæller.

1. Åbn bookingen fra kalenderen eller bookinglisten.
2. Vælg aflys, og læs refusionslinjen, inden du bekræfter.
3. Lad beløbet stå tomt for fuld refusion, eller skriv et mindre beløb for en delvis.
4. Bekræft. Medlemmet får besked, og bogføringen rettes automatisk.

Medlemslisten

Alle i klubben, med søgning, statusfilter og sider. Et medlem er en person med en Racketr-konto knyttet til jeres klub, og klubben bestemmer deres medlemstype, rolle og status. Klik på en række for at åbne medlemmets kort.

1. Søg på navn, mail eller medlemsnummer.
2. Filtrér på status for at finde spærrede eller afsluttede medlemskaber.
3. Klik på en række for at åbne medlemskortet.
4. Brug Tilføj medlem for at sætte en eksisterende Racketr-spiller direkte på listen.

Medlemskortet

Én person, alt om dem: kontaktoplysninger, medlemsnummer, medlemstype, rolle, status, klubkredit, hvad de skylder, deres kommende bookinger, deres medlemskaber og deres historik. De fleste hverdagssvar på 'hvad skete der med det medlem' står på denne side, og det gør knapperne, der retter det, også.

1. Åbn medlemmet fra listen eller via hurtig søgning.
2. Ret medlemstype, rolle eller status øverst.
3. Åbn tegnebogen for at se eller rette klubkredit.
4. Brug familieafsnittet til at knytte et barn, der allerede er medlem, eller tilføje et, der spiller uden sit eget login.

Indmeldelse af et medlem

Indmeldelsesguiden melder en person ind på et medlemskab og tager betalingen i skranken. Den klarer begge tilfælde: en der allerede har en Racketr-konto, og en der ikke har, som inviteres på mail og får en konto med et aktiveringslink.

1. Vælg, om personen allerede har en konto, eller skal inviteres.
2. Find dem på navn, eller udfyld mail, fornavn og efternavn til en invitation.
3. Vælg medlemstype og betalingsinterval, og startdato hvis det ikke er i dag.
4. Læs opsummeringen, som siger hvad der opkræves og hvad der sker, og bekræft.

Import af medlemmer

Masseimport fra et regneark, typisk udtrækket fra klubbens gamle system. Hver række slås op på mailadressen: findes der ingen Racketr-konto, oprettes en med en aktiveringsnøgle, og derefter tilføjes eller opdateres medlemskabet. Danske kolonnenavne forstås, så et udtræk med fornavn og efternavn virker, som det er.

1. Hent medlemmerne ud af det gamle system som CSV, eller brug eksempelfilen som skabelon.
2. Vælg filen. Kolonnerne læses og vises for dig.
3. Læs advarslerne, især medlemstyper der ikke findes endnu.
4. Kør importen, og kontrollér et par medlemmer bagefter.

Knyt familier fra en fil

Når klubbens juniorer allerede er medlemmer, knytter du dem til deres forældre i ét hug i stedet for ét medlemskort ad gangen. Lav en CSV-fil med én række pr. barn: en kolonne for forælderen og en for barnet, hver med medlemsnummer eller mailadresse. Siden læser først hele filen og viser række for række, hvad der vil ske; intet skrives, før du bekræfter.

1. Åbn Medlemmer og klik Knyt familier.
2. Vælg CSV-filen. Både semikolon og komma virker, og danske overskrifter som forælder og barn forstås.
3. Læs resultatet pr. række: knyttes, allerede knyttet, sprunget over, eller et problem med årsagen.
4. Ret filen om nødvendigt og vælg den igen, og klik så Knyt og bekræft.

Personale og roller

Hvem der arbejder i klubben, og hvad de må. En rolle er en færdig pakke af rettigheder: administrator, personale i skranken, træner, kasserer. Du forfremmer et almindeligt medlem til en rolle herfra, og du kan tage rollen igen på samme måde.

1. Find medlemmet i listen nederst.
2. Vælg rollen og bekræft.
3. Ændringen gælder med det samme og skrives i hændelsesloggen.

Rettigheder pr. person

Når én person skal have lidt mere eller lidt mindre, end rollen giver, laver du undtagelsen her. Hver rettighed viser, hvor den kommer fra: fra rollen, givet som undtagelse, eller taget som undtagelse. Ændringer gælder straks og logges.

1. Åbn personen fra Personale og roller.
2. Find rettigheden, brug søgningen hvis listen er lang.
3. Giv den eller tag den, og bekræft.
4. Brug nulstil for at vende tilbage til det, rollen giver.

Trænere

Klubbens trænere. Tilføjer du en træner, får et eksisterende medlem trænerrollen, og det er den, der gør, at de kan sættes på hold og træninger og får trænerskærmene i appen.

1. Klik Tilføj træner.
2. Find medlemmet og bekræft.
3. Træneren kan nu sættes på hold og træninger.

Medlemstyper

Klubbens kategorier: junior, senior, familie, par, prøvemedlem. En type bærer kontingentet pr. måned eller år, og prisregler kan målrettes den, hvilket er sådan medlemmer og ikke-medlemmer ender med forskellige banepriser. En type kan også have sin egen indtægtskonto, så juniorkontingent lander et andet sted end seniorkontingent.

1. Klik Tilføj type og navngiv den.
2. Skriv prisen pr. måned og pr. år.
3. Skriv den ene linje med fordele, medlemmerne ser i appen.
4. Gem, og brug typen i jeres prisregler.

Abonnementer

Alle kørende medlemskaber med interval, pris, status og periode. Aktiv betyder betalt og i drift, afventer betyder venter på første betaling, restance betyder at fornyelsen mislykkedes. Medlemmerne opsiger selv fra deres profil i appen, og skranken registrerer kontant- og bankbetalinger her.

1. Filtrér på status for at finde de medlemskaber, der kræver noget.
2. Åbn en række for at se perioden og betalingshistorikken.
3. Brug markér som betalt til en kontant- eller bankbetaling. Medlemskabet bliver aktivt med det samme.
4. Brug invitationen til at bede medlemmer uden gemt kort om at registrere et.

Kort på fil: sådan gemmer et medlem sit kort

Med et kort på fil, en betalingsaftale mellem medlemmet og klubbens kortindløser (NETS), fornyer medlemskabet sig selv: morgenens korttræk trækker det gemte kort, når den betalte periode udløber. Medlemmerne gemmer selv kortet i medlemsappen, på nettet eller på iPhone. Kortnummeret gemmes hos NETS, aldrig hos klubben eller Racketr.

1. Medlemmet åbner Profil og derefter Medlemskaber.
2. Ved medlemskabet trykker de Sæt automatisk fornyelse op. På nettet åbner det siden Automatisk fornyelse, /app/communities/<klub-id>/payment-agreement.
3. De trykker Registrer kort og indtaster kortet på NETS' betalingsside.
4. Tilbage i appen står der Dit kort er registreret, og ved medlemskabet står Automatisk fornyelse: kort **** 1234.

Invitér medlemmer til at gemme et kort

Fra Abonnementer kan du bede alle medlemmer, der har et medlemskab men intet gemt kort, om at registrere et. Der sendes intet, før du har set, hvem der får det.

1. Åbn Abonnementer og klik Invitér til kortregistrering.
2. Læs forhåndsvisningen: hvor mange medlemmer der får e-mailen, navnene på listen, og eventuelle advarsler, for eksempel at klubben endnu ikke har en kortindløser.
3. Klik Send invitationer. Hvert medlem får e-mailen Gem et kort til automatisk fornyelse med et link til registreringen.
4. Kolonnen Betalingsaftale viser Inviteret for dem, indtil de har registreret et kort.

Hvad kolonnen Betalingsaftale viser

Abonnementer har en kolonne Betalingsaftale, et filter på den og et tal for gemte kort øverst. Mærkerne betyder:

Morgenens korttræk

Hver morgen kl. 06:30 trækker korttrækket det gemte kort for alle aktive medlemskaber, hvis betalte periode er udløbet, for den næste periode. En gennemført fornyelse forlænger medlemskabet og bogføres som enhver anden kontingentbetaling, og en periode trækkes aldrig to gange. Et afvist kort prøves tre gange:

1. Åbn Rapporter og vælg Korttræk (automatiske fornyelser) med en periode for at se hver trækning: medlem, medlemstype, kort, beløb, forsøg og resultat.
2. På Abonnementer kan du se rækkerne med fornyelse forsøges igen eller Trækning fejlede.
3. Til et medlem i restance sender du betalingslinket fra rækken, eller bruger markér som betalt, når de betaler i skranken eller via bank.

Klubkredit

Klubkredit er penge, medlemmet har til gode i klubben: en refusion de valgte at beholde som kredit, en indbetaling i skranken, eller et beløb klubben har givet. Den betaler automatisk for bookinger, før kortet trækkes. At rette en saldo kræver to-faktor, skrives i hændelsesloggen og bogføres, for det er rigtige penge, klubben skylder.

1. Vælg medlemmet øverst for at se saldo og historik.
2. Brug justér til at lægge til eller trække fra, og vælg årsagen.
3. Læs de konsekvenser, der vises, inden du bekræfter.
4. Bekræft med din to-faktor-kode.

Programsiden

Indgangen til de fire områder: hold, sæsonbookinger, klippekort og venteliste. Hvert kort fortæller, hvad det er til, og fører videre til sin egen skærm.

1. Vælg det område, du skal bruge.
2. Kom tilbage hertil for at skifte mellem dem.

Hold

Tilbagevendende træning med en træner, en bane og tilmelding pr. medlem. Du sætter prisen, perioden, det ugentlige skema og antallet af pladser. Når holdet er åbent, tilmelder medlemmerne sig fra appen, og når det er fuldt, ryger de næste automatisk på venteliste. Hver træningsgang optager sin bane, så kalenderen viser den som enhver anden booking.

1. Udfyld titel, samlet pris, start- og slutdato og antal pladser.
2. Sæt det ugentlige skema og vælg bane og træner.
3. Gem som kladde, kontrollér det i kalenderen, og sæt det så til åbent for tilmelding.
4. Brug notifikationen til at sende medlemmerne en besked, når tilmeldingen åbner.

Hvem kommer til træning

Til hver træning svarer medlemmerne, om de kommer, og en forælder svarer for sit barn. Svaret gives i appen og på medlemsweb, og kan ændres, indtil træningen starter. På holdsiden åbner du deltagerlisten: under den viser fremmødepanelet hver træning de seneste to uger og de kommende fire med, hvor mange der kommer, hvor mange der ikke kommer, og hvor mange der ikke har svaret. Trænerne ser det samme ud for hver træning i deres eget skema.

1. Åbn Programmer, derefter Hold, og klik på holdets tilmeldingslinje.
2. Vælg en træning i fremmødepanelet.
3. Læs de tre grupper: kommer, kommer ikke og intet svar.
4. Når træningen er startet, kan du registrere, hvem der var der, hvis klubben ønsker det. Tryk igen for at fjerne det.

Sæsonbookinger

En sæsonbooking er den samme tid hver uge i en hel sæson, for én gruppe medlemmer. Den ene er tovholder og bliver faktureret, resten står på listen. Det er det, de fleste danske klubber kalder en fast time, og det er rygraden i vinterskemaet.

1. Åbn Sæsonbooking for at se listen for den aktuelle sæson.
2. Filtrér på status: foreløbig, godkendt, aktiveret eller aflyst.
3. Åbn en for at se de ugentlige tider, medlemmerne og prisen.
4. Aktivér den, når sæsonen starter, hvilket lægger bookingerne i kalenderen.

Opret en sæsonbooking

Formularen fører dig igennem det hele: hvilken sæson, hvilken bookingtype, hvilken ugentlig tid, hvilke baner, og hvem der er med. Prisen skrives ikke i hånden. Den regnes ud fra hver eneste uge efter klubbens almindelige prisregler, så en fast time koster det, de timer koster. Fjerner du en dato, opdateres totalen.

1. Vælg sæsonen og bookingtypen.
2. Sæt ugedag, klokkeslæt og baner.
3. Tilføj medlemmerne. Den første er tovholder og får fakturaen.
4. Fjern de datoer, gruppen ikke spiller, for eksempel ferier.
5. Vælg afbudsreglen og, hvis klubben deler regningen, de to rater.
6. Gem. Bookingen starter som foreløbig, indtil du godkender og aktiverer den.

Selve sæsonerne

En sæson er det tidsrum, sæsonbookinger hænger på, for eksempel vinter 2026. Du opretter mindst én, før en sæsonbooking kan findes, og du deaktiverer en gammel, når den er forbi, så den holder op med at dukke op i vælgerne.

1. Skriv navnet, startdatoen og slutdatoen.
2. Opret den. Nu kan den vælges på sæsonbookinger.
3. Deaktivér en sæson, når den er slut, eller genaktivér den, hvis du får brug for den igen.

Rul en sæson videre

Den guidede udgave af 'det samme som sidste år'. Den kopierer sidste sæsons bookinger over i en ny, genberegner alle priser efter klubbens nuværende regler, lader dig fjerne de grupper, der ikke fortsætter, og godkender og varsler dem så i ét hug. Det er den årlige opgave, der før tog en uge.

1. Vælg sæsonen, der skal kopieres fra, og navngiv den nye med datoer.
2. Tryk kopiér og gennemgå. Priserne er genberegnet, så kontrollér dem.
3. Fjern de bookinger, der ikke skal fortsætte.
4. Godkend, og send eventuelt en bekræftelse til hver tovholder.

Afbudsregler

Kartoteket over de refusionsregler, en sæsonbooking kan oprettes under. En regel er en frist plus hvad der sker, hvis nogen melder afbud inden: fuld refusion, en procentdel, klubkredit eller ingenting. Du kan også få den ledige tid tilbudt til den næste på ventelisten automatisk.

1. Klik Ny regel og navngiv den, for eksempel '48 timer, fuld refusion'.
2. Sæt fristen i timer og refusionsformen.
3. Sæt flueben i frigiv for at tilbyde tiden videre automatisk.
4. Gem. Reglen kan nu vælges, når der oprettes sæsonbookinger.

Mailliste for en sæson

Samler mailadresserne på alle med en godkendt eller aktiveret sæsonbooking, så du kan sætte dem ind i klubbens eget mailværktøj. Den tæller også medlemmerne bag adresserne, så du kan se, hvem du faktisk når.

1. Vælg sæsonen.
2. Kontrollér antallet af modtagere.
3. Kopiér alle adresser og sæt dem ind i jeres mailværktøj.

Klippekort

Forudbetalte pakker, for eksempel ti gange for 800 kroner. Medlemmerne køber dem i appen eller i skranken, og der bruges automatisk et klip, når de booker en bane. Siden viser hvert kort, hvor mange klip der er tilbage, og hvornår de udløber, samt de kort klubben sælger.

1. Opret kortene: navn, antal klip og pris.
2. Sælg et kort i skranken, når et medlem betaler kontant eller med kort der.
3. Følg kortene i listen: brugt, tilbage og udløb.

Venteliste

Medlemmer, der ville have en tid, som var optaget. Bliver en tid ledig, for eksempel fordi nogen melder afbud, forfremmes den første i køen automatisk til en rigtig booking og får besked. Listen viser, hvem der venter, på hvad, og i hvilken rækkefølge.

1. Kig på listen for at se, hvad medlemmerne venter på.
2. Der skal ikke gøres noget i hånden: forfremmelsen sker automatisk.

Americano-aftener

En Americano er en klubaften, hvor alle spiller med og mod alle, og pointene er personlige: det, jeres par scorer på banen, er dine, så vinderen er en spiller og ikke et par. Du sætter aftenen op med de baner, I har, antallet af runder, og hvor mange point en runde spilles til. Systemet laver kampprogrammet ud fra spillerlisten, så man hele tiden skifter makker, og de fire på banen taster selv resultatet på telefonen mellem runderne. Stillingen opdateres, efterhånden som resultaterne kommer ind.

1. Åbn Programmer, så Americano, og udfyld navn, dato, baner, runder og point pr. runde.
2. Tilføj spillerne: medlemmer ved navn, og gæster uden konto ved at skrive navnet.
3. Klik Lav runderne. Forhåndsvisningen fortæller, hvor mange kampe der er pr. runde, og hvor mange spillere der sidder over.
4. Under aftenen taster spillerne selv resultatet på deres telefon, eller skranken taster det på denne side. Et resultat kan rettes, indtil arrangementet afsluttes.
5. Afslut arrangementet, når I er færdige. Stillingen låses, og kun en genåbning kan ændre den.

Americano-stillingen

Stillingen er individuel, og den fortæller på én linje, hvordan den er rangeret. Så længe alle er sat til lige mange kampe, er det samlede point, så pointforskel, så vundne kampe, så navn. Gør oversiddere antallet af kampe forskelligt, rangeres der efter point pr. kamp i stedet, så en spiller ikke straffes for at have siddet en runde over. To spillere, der er lige på alle kriterier, deler en placering og vises med et lighedstegn i stedet for at blive skilt ad ved lodtrækning.

1. Læs linjen under overskriften: den navngiver den regel, rækkefølgen følger.
2. Point er det, spillerens par scorede hele aftenen; forskel er det minus det, de lukkede ind.
3. Afslut arrangementet, når det sidste resultat er inde. Så står tabellen stille.

Mexicano: runderne følger stillingen

En Mexicano er den samme aften med én forskel: kun første runde lægges på forhånd, og hver runde derefter kommer ud af stillingen. Bane 1 tager de fire bedst placerede spillere, bane 2 de næste fire, og på hver bane spiller nummer et og fire mod nummer to og tre. Kampene bliver derfor tættere hen ad aftenen, fordi man ender med at spille mod dem, man ligger på niveau med. Du vælger Americano eller Mexicano, når du opretter arrangementet, og intet andet fungerer anderledes.

1. Vælg Mexicano i formatfeltet, og bestem, hvordan første runde sættes: tilfældigt eller i den rækkefølge spillerne står på listen.
2. Lav runderne. Kun runde 1 dukker op; resten står som linjer, der venter på at blive trukket.
3. Tast resultaterne som sædvanlig. Det resultat, der gør en runde komplet, trækker selv den næste.
4. Mangler en bane at melde ind, skriver siden, hvilken runde der ventes på. Der trækkes ikke ud fra en halv stilling.

Planlæggeren

En uge ad gangen, alle træninger med de trænere, der er sat på. Grøn betyder dækket, gul betyder at noget kræver opmærksomhed, for eksempel en træning uden træner eller en træner, der har sagt fra. Træningerne kommer fra holdene, så planlæggeren finder aldrig selv på en træning.

1. Brug pilene til at skifte uge.
2. Klik på en træning for at åbne panelet.
3. Tag dig af alt, der ikke er grønt.

Sæt trænere på

Panelet for én træning: hvilke trænere der er på, om de kan, og plads til mere end én. Tilgængeligheden kommer fra trænerne selv i appen, så planlæggeren ser et afbud, før træningen bliver et problem.

1. Klik på træningen i planlæggeren.
2. Tilføj eller fjern trænere.
3. Gem. Træneren ser ændringen i appen med det samme.

Bytninger

Når to trænere aftaler at bytte træninger, gør de det i appen, og klubben godkender det her. Indtil det er godkendt, står den oprindelige træner stadig på træningen, og det er det, der holder lønudtrækket ærligt.

1. Åbn fanen med bytninger.
2. Læs, hvem der vil bytte med hvem, og på hvilke træninger.
3. Godkend eller afvis.

Vikar for en syg træner

Melder en træner sig syg, sætter klubben en vikar på fra den samme skærm. Listen viser, hvem der er ledig i den time, så du ikke skal gætte efter hukommelsen.

1. Find træningen, der er markeret som sygemeldt.
2. Vælg sæt vikar på.
3. Vælg træneren fra listen over ledige.
4. Bekræft. Begge trænere får besked.

Afholdte træninger

Månedens bekræftelse: hvilke træninger blev faktisk afholdt, og af hvem. Det er det, udtrækket bygger på, så det er værd at bekræfte ugentligt frem for den sidste dag i måneden.

1. Åbn fanen med afholdte træninger.
2. Bekræft de træninger, der blev afholdt.
3. Hent udtrækket til løn, når måneden er slut.

Det, træneren ser

Trænerne bruger ikke administrationen. De har deres egne skærme i appen: ugens træninger, hvor og med hvem, og de ændringer klubben har lavet. Det er det, klubben reelt giver dem, når der planlægges her.

Tilgængelighed fra træneren

Trænerne markerer selv, hvornår de kan, og det er det, der farver planlæggeren. Det koster træneren et minut om ugen og sparer klubben for opkaldene.

Én betalings rejse

Et medlem booker en bane klokken 18 og betaler 200 kroner med kort. Seks ting sker, og klubben laver ingen af dem i hånden. Bookingen bekræftes, og tiden forsvinder fra skemaet. Der udstedes en faktura med det næste nummer i klubbens række. Pengene går fra medlemmets kort til klubbens egen konto hos betalingsudbyderen, aldrig til os. Betalingen kobles til fakturaen. Omsætningen bogføres, delt op i baneleje og moms. Og beløbet dukker op i dagens omsætning på dashboardet.

1. Medlemmet betaler i appen eller på klubbens hjemmeside.
2. Fakturaen udstedes automatisk og nummereres uden huller.
3. Pengene lander på klubbens egen konto hos betalingsudbyderen.
4. Bogføringen skrives samme dag.
5. Du kan se det under Fakturaer, i posteringsjournalen og i balancerne.

Debet og kredit, uden fagsproget

Bogføring skriver hvert beløb ned to gange: hvor pengene kom fra, og hvor de blev af. De to sider hedder debet og kredit, og de går altid ud med nul. Det er hele kunsten, og det er også det, der gør det muligt at opdage, at noget mangler. Et sådant sæt linjer er et bilag. Går et bilag ikke i nul, bliver det ikke bogført. I listerne ser du beløb med minus foran: det er kreditsiden, og det er helt normalt på indtægter.

Hvad kontonumrene betyder

Kontoplanen er listen over de skuffer, klubben sorterer penge i. Hver konto har et nummer, et navn og en type, og det er typen, ikke nummeret, der afgør, hvilken rapport kontoen dukker op i. Nummeret er sorteringen, og den følger det, klubben og dens revisor i forvejen bruger. En ny klub kan starte fra den lille standardkontoplan på ni konti eller fra den større danske klubkontoplan, hvor for eksempel kontingent ligger på 1010 til 1095 og banesalg på 1150 og 1265.

Det, der bogføres uden dig

Det er den del, klubber der kommer fra et ældre system har sværest ved at tro på: næsten alt er allerede bogført. Klubben taster kun de posteringer, systemet ikke kan se, for eksempel en elregning eller en rettelse. Tabellen nedenfor er hele listen over, hvad klubben gør, og hvad bogholderiet får.

Forudbetaling er gæld, ikke indtægt

Når et medlem sætter 500 kroner ind som klubkredit eller køber et klippekort, har klubben pengene, men har ikke tjent dem. Den skylder medlemmet spilletid. I bogholderiet står det som en gæld, klubkredit, og det bliver først til indtægt den dag, det bliver brugt. Der er præcis tre veje ud af den gæld: medlemmet bruger det, det udløber efter klubbens regler, eller klubben betaler det tilbage.

Moms, samlet ét sted

Er klubben momsregistreret, skilles momsen i hver betaling fra i bogføringsøjeblikket og parkeres på sin egen konto, indtil den afregnes med Skat. Hver momssats er en kode, normalt 25 procent og en nulsats til momsfri aktivitet. Kun bilagets momslinje bærer koden, og det er det, der gør, at momsrapporten går op i stedet for at tælle alt to gange. En momsfri klub har ganske enkelt ingen momslinjer.

1. Klubbens momskoder sættes op én gang under Kartoteker.
2. Hver bogføring skiller momsen fra automatisk.
3. Ved periodens slutning læser du momsrapporten.
4. Du afregner, hvilket bogfører ét bilag, der flytter momsen fra sin konto til banken.

Månedens rutine

Tyve minutter i begyndelsen af måneden, så klarer årsafslutningen sig selv. Det er en liste, en kasserer uden bogholderibaggrund kan følge, som den står.

1. Afstemning: ryd de betalinger, ingen har koblet til en faktura.
2. Bankimport: læg bankens CSV ind, så klubbens penge og bogholderiet er enige.
3. Rykkerkørsel: kør rykkerne, eller kontrollér at den automatiske kørsel gjorde det.
4. Kassekladde: tast de posteringer, systemet ikke kan se, for eksempel regninger og løn.
5. Saldoliste: kontrollér at den går i nul.
6. Balancer: læs månedens resultat og hold det op mod budgettet.
7. Periodeafslutning: luk måneden, så intet kan ændres bag din ryg.

Årets rutine

Årsafslutningen er månedsrutinen plus fire ting. Systemet kontrollerer selv betingelserne og nægter at lukke, hvis de ikke er opfyldt, så det værste, der kan ske, er en liste over, hvad der skal rettes, ikke et ødelagt regnskabsår.

1. Luk alle årets perioder.
2. Kontrollér at alle bilag er bogført, og at intet står som kladde.
3. Kontrollér at saldolisten går i nul.
4. Kør momsafregningen for den sidste periode.
5. Luk året. Resultatet overføres til den konto, klubben har valgt, og balancekontiene føres videre til det nye år.

Ordene, oversat

Økonomiskærmene bruger de danske ord, klubber og revisorer allerede kender, med det engelske ord ved siden af. Denne tabel er hele ordforrådet.

Betalinger

Alt, der skal betales i skranken, samlet på én liste: holdtilmeldinger, kontingenter og sæsonbookinger der venter på betaling. Ubetalte banereservationer står ikke her, for de udløber af sig selv, og de ligger i stedet på I dag. Det er siden, du åbner, når nogen står i skranken og vil betale det, de skylder.

1. Find medlemmet, enten i listen eller via søgningen.
2. Se, hvad de skylder, og for hvad.
3. Registrér betalingen, når de betaler i skranken.
4. Send en rykker til dem, der stadig mangler.

Betalingsmetoder

Betalingsmetoden er klubbens egen aftale med udbyderen: Stripe, NETS eller MobilePay. Medlemmernes penge går direkte derhen, ind på klubbens egen konto, og platformen holder aldrig penge. Mindst én metode skal være tilsluttet, før klubben kan tage en eneste onlinebetaling.

1. Åbn den udbyder, klubben har aftale med, og vælg Test eller Live.
2. Indsæt klubbens egne nøgler fra udbyderens portal, og gem.
3. Tryk Test forbindelse og derefter Slå til.
4. Lav én rigtig betaling på et lille beløb, og kontrollér at den dukker op under Fakturaer og i posteringsjournalen.

Oversigten over bogholderiet

Regnskabets forside: resultatet indtil videre i år og i denne måned, hvad der er udestående, hvor mange betalinger ingen har placeret, momsstillingen, og resultatet pr. måned som graf. Nedenunder ligger regnskabsårets perioder med deres status og knapperne til at lukke en periode eller året. Har klubben taget data med fra et ældre system, står der en note om, hvor mange bilag der kom fra den import.

1. Læs de fire tal øverst.
2. Klik på et tal for at komme til den side, der forklarer det.
3. Se periodelisten igennem: åben, har ubogførte, eller lukket.
4. Luk perioden herfra, når måneden er slut.

Kontoplan

Klubbens egen liste over konti, den alt andet henviser til. Første gang du åbner skærmen, er den tom, og du vælger en startkontoplan: den lille standard eller den større danske klubkontoplan. Hver konto har et nummer, et navn og en type, og typen afgør, om den hører til resultatet eller balancen. Kontoplanen kan hentes og indlæses som CSV, hvilket er det, klubbens revisor beder om.

1. Klik Ny konto og skriv nummer, navn og type.
2. Gem. Kontoen kan bruges i posteringer med det samme.
3. Brug søgning og typefilter for at finde rundt i en lang kontoplan.
4. Hent som CSV, når revisoren vil have listen.

Kontering

Det er den skærm, der afgør, hvor de automatiske posteringer lander. Hver slags penge har sin plads: baneleje, kontingent, hold, sæsoner, klippekort, øvrig indtægt, bank, moms og klubkredit. Du vælger kontoen fra klubbens egen kontoplan, og alle automatiske posteringer bruger den fra da af. Enkelte baner kan få deres egen konto, og det er sådan en klub holder hallen og udendørsbanerne adskilt i resultatet.

1. Gennemgå systemkontiene øverst og vælg klubbens egen konto til hver.
2. Brug nulstil, hvis du vil have platformens standard tilbage.
3. Rul ned til banerne og giv en bane sin egen konto, hvis den skal holdes for sig.
4. Gem. Nye posteringer følger ændringen; gamle beholder den konto, de blev bogført på.

Kontering - oversigt

Det samme spørgsmål som den forrige skærm, set fra den anden ende: alt det, der kan tjene penge, og hvilken konto det faktisk bogføres på. Medlemstyper, bookingtyper, baner, hold, butiksvarer og sæsonbookinger, på én liste. En række uden sin egen konto arver klubbens standard, og listen skriver det, så du med ét blik kan se, hvad der har fået sin egen konto, og hvad der følger den generelle regel.

1. Brug filtret til kun at vise rækker uden egen konto.
2. Giv en række sin egen konto, hvor klubben vil have den holdt for sig.
3. Ryd kontoen, hvis rækken igen skal følge klubbens standard.
4. Brug klubbens standardkonti for at springe over i konteringen.

Kassekladde

Der hvor du taster posteringer i hånden, og det eneste sted du normalt behøver. Alt, systemet kan se, er allerede bogført; kassekladden er til det, den ikke kan se: elregningen, lønnen, et bankgebyr, en rettelse. Linjerne står som kladde, indtil du bogfører bilaget, og dagens løbende total skal nå nul, for et bilag med kun én side er ikke et bilag.

1. Kontrollér at det rigtige regnskabsår og den rigtige periode er valgt.
2. Skriv dato, bilagsnummer, konto, tekst og beløb.
3. Tilføj den anden linje, så dagens total når nul. En udgift tastes positivt på udgiftskontoen og negativt på banken.
4. Kontrollér at der står i balance, og bogfør.

Posteringsjournal

Alle bogførte bilag i regnskabsåret, nyeste først, med nummer, tekst, dato og hvor de kommer fra. Kildekolonnen er den nyttige: en booking, en faktura, kassekladden, eller en import fra det gamle system. Du kan søge og filtrere på kilde og hente et udtræk i et format, et regnskabsprogram kan læse.

1. Vælg regnskabsåret.
2. Søg på bilagsnummer eller tekst.
3. Filtrér på kilde for at skille de automatiske posteringer fra dine egne.
4. Klik på et bilag for at åbne det.

Ét bilag

Detaljen: hver linje på bilaget, debet på den ene side, kredit på den anden, og nettoen nederst, som er nul på et bilag i balance. Her vedhæfter du dokumentationen som PDF eller foto, hvilket er det, en revisor beder om, og her tilbagefører du bilaget, hvis det var forkert.

1. Åbn bilaget fra journalen eller fra et søgeresultat.
2. Kontrollér at debet og kredit passer sammen.
3. Vedhæft kvitteringen eller regningen bag bilaget.
4. Brug tilbagefør, hvis bilaget er forkert.

Kontokort

Én konto, alle dens posteringer, med løbende saldo ned ad siden: primo, hver bevægelse, ultimo. Det er det klassiske kontokort, og det er den skærm, du bruger, når et tal i en rapport ser forkert ud, og du vil se, hvad det består af.

1. Vælg kontoen i listen.
2. Sæt periodeintervallet, hvis du kun vil se en del af året.
3. Læs den løbende saldo ned ad siden.
4. Hent som CSV til revisoren, eller klik på en linje for at åbne dens bilag.

Fakturaer

Hver afregnet betaling får en nummereret faktura, udstedt automatisk, og nummereringen har ingen huller, for det er det, reglerne kræver. Listen viser dato, køber, beskrivelse, beløb, status og kilde. Du kan søge, filtrere på betalt og ubetalt, sende en faktura på mail, markere en som betalt og udstede en kreditnota. Kreditnotaer har deres egen fane.

1. Søg på køber, mail eller beskrivelse.
2. Åbn fakturaen for at se linjerne og PDF'en.
3. Send den på mail, hvis medlemmet beder om en kopi.
4. Brug markér som betalt, når pengene er kommet ind uden om systemet, for eksempel ved bankoverførsel.

Ordrer og betaling i skranken

En ordre er en faktura, du selv skriver: en opstrengning, et sponsorat, en halleje til en virksomhed, en boldbestilling. Du tilføjer linjerne med tekst, antal, pris og moms, og hver linje kan pege på sin egen indtægtskonto. Derefter markerer du den enten som betalt med det samme, eller lader den stå åben, så den står under Betalinger, indtil medlemmet betaler. Penge, der tages i skranken, registreres på samme måde og kan fordeles på flere åbne ordrer, hvor et eventuelt overskydende beløb går på medlemmets klubkredit.

1. Vælg Ny ordre på fakturasiden.
2. Vælg medlemmet, eller lad feltet stå tomt ved et løssalg.
3. Tilføj linjerne, og en finanskonto pr. linje hvis klubben vil holde dem adskilt.
4. Vælg om den er betalt nu eller står åben, og opret den.

Kreditnotaer

En kreditnota annullerer hele eller en del af en faktura, med sit eget nummer, og det er den eneste rigtige måde at gøre en betaling om i regnskabet. Du vælger, hvor pengene går hen: tilbage som klubkredit, hvilket er med det samme og uden kontanthåndtering, eller kun som dokument, når skranken giver kontanter tilbage, eller banken klarer refusionen. Posteringerne tilbagefører indtægten og momsen automatisk.

1. Åbn fakturaen og vælg kreditér.
2. Vælg linjerne, eller skriv et beløb hvis det er en delvis kreditering.
3. Vælg destinationen: klubkredit eller kun dokument.
4. Sæt flueben i giv medlemmet besked, hvis de skal have kreditnotaen på mail, og udsted den.

Rykkerkørsel

Rykkerkørslen på forfaldne fakturaer. Hver kørsel hæver de fakturaer, der kan rykkes, ét trin, højst tre, og kan lægge et rykkergebyr på, som bliver en linje på fakturaen. Du ser altid antallet og beløbet, inden der sendes noget. Klubben kan lade den køre af sig selv hver morgen klokken ni, med sit eget interval og gebyr.

1. Læs listen over forfaldne fakturaer.
2. Sæt gebyret, hvis klubben opkræver et.
3. Læs bekræftelsen: hvor mange medlemmer, hvor stort et udestående, hvor meget gebyr.
4. Send. Medlemmerne får besked med det samme.

Afstemning

Betalinger, der er kommet ind fra betalingsudbyderen, og som ingen faktura har taget. Det sker, når et medlem betaler to gange, når en betaling bliver afbrudt, eller når der kommer penge fra et sted, klubben ikke havde regnet med. Hver enkelt kan kobles til en ubetalt faktura, gives til medlemmet som klubkredit, eller afvises med en note om hvorfor.

1. Åbn den uplacerede betaling og læs afsender og beløb.
2. Kobl den til den faktura, den hører til, ved hjælp af forslagene.
3. Eller giv den til medlemmet som klubkredit.
4. Eller afvis den med en note om, hvad det var.

Bankimport

Læg bankens CSV-udtræk ind eller indsæt det, så får hver indgående betaling et forslag til en faktura. Én bekræftet kørsel afregner det, der matcher, sender resten til afstemning, og springer det over, du har bedt den springe over. Danske formater forstås: semikolon, beløb skrevet 1.234,56 og datoer skrevet dd-mm-åååå. Det er ufarligt at lægge den samme fil ind to gange, for en linje, der allerede er importeret, afregnes aldrig igen.

1. Hent kontoudtoget fra banken som CSV.
2. Læg filen ind eller indsæt indholdet.
3. Gennemgå forslagene: afregn, send til afstemning, eller spring over.
4. Læs opsummeringen og bekræft kørslen.

Balancer

De to rapporter, en bestyrelse spørger efter: resultatopgørelsen for den periode, du vælger, og balancen ved periodens slutning. Indtægter minus udgifter giver resultatet; aktiver over for passiver og egenkapital giver balancen, og den skal gå op. Begge kan hentes. Et afsluttet år viser stadig sine indtægter og udgifter her, mens saldolisten viser de konti i nul efter resultatoverførslen ved årsafslutningen.

1. Vælg perioden.
2. Læs resultatopgørelsen: indtægter, udgifter, resultat.
3. Skift til balancen for at se, hvad klubben ejer og skylder.
4. Hent som CSV til bestyrelsesmaterialet.

Saldoliste

Hver konto med sin samlede debet, samlede kredit og saldo for regnskabsåret. Summen nederst skal være nul. Det er klubbens helbredstjek, og det er også det første, årsafslutningen kigger på.

1. Vælg regnskabsåret og periodeintervallet.
2. Kontrollér at totalen nederst er nul.
3. Se efter konti med et beløb, der overrasker dig.
4. Klik videre til kontokortet for at se posteringerne bag.

Budgetplan

Et skema med konti og deres navne ned ad siden og månederne hen ad toppen: indtægter øverst, udgifter under, resultatet nederst. I hvert felt skriver du det beløb, I forventer, og indtægter og udgifter skrives begge som positive tal. Under feltet står det faktisk bogførte beløb: grønt når det er bedre end budgettet, rødt når det er dårligere, gråt når der ikke er noget budget eller måneden ikke er begyndt. Det er det, der gør månedens resultat fra et tal til et spørgsmål: er det her, hvad vi havde regnet med.

1. Skriv budgettet pr. konto og måned, eller brug menuen ved kontoen til at fordele et årsbeløb eller kopiere sidste års faktiske tal.
2. Følg farverne under felterne gennem året; hold musen over et beløb for at se forskellen til budgettet.
3. Brug totalerne til højre og resultatlinjen nederst til årets billede.

Momsrapport

Momsen pr. kode for perioden, og det er den, klubben laver sin momsangivelse ud fra. Når angivelsen er indberettet, afregner du fra den samme skærm, og det bogfører ét bilag, der flytter momsen fra sin egen konto til banken. Rapporten bliver ved med at vise periodens posteringer bagefter; det, der ændrer sig, er at klubben ikke længere skylder beløbet i balancen.

1. Vælg perioden.
2. Læs momsen pr. kode og totalen.
3. Indberet angivelsen til Skat.
4. Tryk afregn, læs hvad der bliver bogført, og bekræft.

Momskoder

Klubbens momssatser. En dansk klub har normalt en kode på 25 procent og en nulsats til momsfri aktivitet, og begge oprettes, når klubben aktiveres. Koderne bruges på posteringer og fakturalinjer, og det er dem, momsrapporten grupperer efter.

1. Kontrollér at koderne passer til det, klubben er registreret for.
2. Tilføj en kode, hvis klubben har en aktivitet med en anden sats.
3. Gem.

Posteringstekster

Korte koder med en fast tekst, der bruges som autoudfyldning i kassekladden. Skriv koden, så udfyldes teksten. Det er en lille ting, der holder kladden læsbar, fordi den samme slags postering får den samme formulering hver måned.

1. Tilføj en kode og den tekst, den skal give.
2. Gem. Den dukker op som forslag i kassekladden.
3. Slet dem, klubben ikke bruger længere.

Regnskabsår

Hvert regnskabsår står for sig selv og har sine egne bilag, perioder og rapporter. En klub følger som regel kalenderåret, men enhver periode kan bruges. Året bærer også den konto, resultatet overføres til ved årsafslutningen, og perioderne oprettes for dig.

1. Klik Nyt regnskabsår.
2. Skriv navn, start- og slutdato og resultatkontoen.
3. Gem. Perioderne oprettes automatisk.
4. Sæt året som standard, så nye posteringer lander i det.

Periodeafslutning

En periode er normalt en måned. Lukker du den, låses den: ingen nye bilag, ingen rettelser. Inden lukningen kontrollerer systemet, at alle bilag i perioden er bogført, og at posteringerne går op, og det siger til, hvis noget spærrer. En lukket periode kan åbnes igen, når en rettelse virkelig er nødvendig, og det logges.

1. Se periodens status: åben, har ubogførte, eller lukket.
2. Bogfør eller slet det, der står ubogført.
3. Læs kontrollerne, og luk.
4. Åbn kun igen, når en rettelse ikke kan vente til næste periode.

Årsafslutning

Årets sidste skridt. Tjeklisten er den samme, en revisor ville bruge: alle perioder lukket, alle bilag bogført, saldolisten i nul. Når året lukkes, tømmes indtægts- og udgiftskontiene over i den resultatkonto, klubben har valgt, og balancekontiene føres videre til det nye år som primosaldi. Lukkes et genåbnet år igen efter en rettelse, føres kun forskellen videre, som endnu et primobilag, så det nye år altid starter med det gamle års ultimosaldi; er det nye år også lukket, skal det åbnes igen først og lukkes igen bagefter. Skærmen viser præcis, hvad der bliver bogført, inden du bekræfter.

1. Gennemgå tjeklisten og ret det, der er rødt.
2. Luk de sidste perioder herfra, hvis nogen stadig er åbne.
3. Læs opsummeringen af konsekvenserne.
4. Luk året.

Søgning i posteringer

Søg på tværs af alle klubbens posteringer: på tekst, konto, bilagsnummer, beløb, datointerval og kilde. Det er skærmen til de spørgsmål, der starter med 'find lige den postering', og det er de fleste af dem, en revisor stiller.

1. Skriv teksten eller kontonummeret.
2. Snævr ind med datointervallet eller beløbet.
3. Klik på et resultat for at åbne bilaget bag.

Dataimport

Værktøjet til at tage en klubs regnskabshistorik med fra dens gamle system. Det kører en importfil, viser hvad den ville gøre, og skriver først noget, når du siger til. Det bruges ved en overflytning, med filer der er klargjort til klubben, og det er ikke en del af hverdagen.

1. Vælg importtypen og datafilen.
2. Skriv det regnskabsår, data hører til.
3. Kør først en prøvekørsel: den skriver ingenting og viser, hvad der ville ske.
4. Læs resultatet, herunder om saldolisten stadig går i nul, og kør den så rigtigt.

Beskeder og nyheder

To ting på én side. En besked er noget, der kræver opmærksomhed nu, og den kan sendes i appen, på mail og som push. Nyheder er almindeligt klubindhold, der ligger i nyhedsfanen i appen. Du vælger modtagerne: alle, én medlemstype, medlemmer med kommende bookinger, eller medlemmer der skylder penge. Inden du sender, kan du se, hvor mange du rammer.

1. Skriv overskriften og teksten.
2. Vælg modtagerne og kanalerne.
3. Læs rækkevidden i forhåndsvisningen.
4. Send, eller udgiv som nyhed hvis det ikke haster.

Butik

Varer medlemmerne kan bestille i appen: strenge, bolde, klubtrøjer. En bestilling bliver til en faktura og betales i skranken. Hver vare kan pege på sin egen indtægtskonto, så butikssalg ikke forsvinder ind i øvrig indtægt.

1. Tilføj varen med navn, beskrivelse, pris og billede.
2. Sæt lagertallet, hvis klubben tæller det, eller lad være med at følge lager.
3. Peg den på en finanskonto, hvis klubben vil holde butikssalg for sig.
4. Aktivér den. Nu kan medlemmerne bestille den.

Hjemmeside-widget

En lille stump kode, der sætter ledige banetider på klubbens egen hjemmeside. Den virker på WordPress, Squarespace, Wix og almindelig HTML. Gæsterne vælger en tid i widgeten og gør bookingen færdig i medlemsappen, hvor de logger ind eller opretter sig, med den valgte tid stadig valgt.

1. Vælg sproget.
2. Kopiér kodestumpen.
3. Sæt den ind på klubbens hjemmeside, hvor kalenderen skal vises.
4. Åbn siden og kontrollér, at tiderne vises.

Kiosk i hallen

En touchskærm i hallen, hvor medlemmer finder en ledig bane og booker den med deres egen telefon. Skærmen viser dagens og den kommende uges ledige baner. Et medlem trykker på en tid, scanner QR-koden med telefonen, logger ind, booker og betaler der, med klubkredit, klippekort eller onlinebetaling som ellers. Skærmen viser derefter, at banen er booket. Ingen logger ind på skærmen, og ingen taster et kort på den: den viser aldrig et navn, den har ingen session, og en QR-kode virker i fem minutter og kun for den første telefon, der åbner den.

1. Klik Ny kiosk, og giv skærmen et navn, fx hvor den hænger.
2. Åbn app.racketr.app/kiosk på touchskærmen.
3. Tast koden fra administrationen der, og tryk Forbind. Koden virker én gang og i ti minutter.
4. Listen viser, hvornår hver skærm sidst var online. Ny kode forbinder en udskiftet skærm; Fjern slukker en skærm med det samme.

Klubindstillinger

De klubindstillinger, alt andet arver: valuta, CVR-nummer til fakturaer, hvilke sportsgrene klubben tilbyder, aldersgrupper, standardprisen på en bane, afbudsfristen, hvor længe en uafsluttet betaling blokerer en tid, om medlemmerne kan se hvem der har booket, og om medlemspriser kræver et betalt medlemskab. Hver sport kan afvige fra klubbens standarder. Ændringer gælder nye bookinger; de eksisterende beholder pris og regler.

1. Gennemgå afsnittene ét ad gangen.
2. Læs forklaringen under hver indstilling, inden du ændrer den.
3. Gem. Konsekvenserne af de større ændringer vises, inden du bekræfter.

Fliser på klubsiden

Medlemmerne åbner klubben gennem fliser: Book en bane, Programmer, Medlemskab, Klippekort, Butik og resten. Under Indstillinger vælger klubben, hvilke af dem medlemmerne ser, i iOS- og Android-appen og på nettet. En flise uden indhold skjules af sig selv: Butik, så længe ingen vare er aktiv, og Klippekort, så længe klubben ikke sælger nogen (et medlem, der har et, ser den stadig). Kortet viser, når en flise er skjult af den grund.

1. Åbn Indstillinger, og find Fliser på klubsiden.
2. Slå de fliser fra, som medlemmerne ikke skal se.
3. Se Afventende ændringer nederst: den viser de skjulte fliser før og efter.
4. Gem. Medlemmerne ser ændringen, næste gang de åbner klubben.

Hændelseslog

Alle administrative ændringer: hvem gjorde det, hvad de gjorde, hvornår, og hvad værdien var før og efter. Brug den, når en booking er forsvundet, en medlemstype er ændret, eller en refusion er til diskussion. Intet i den kan rettes, og det er netop pointen.

1. Filtrér på handling eller på den slags ting, der blev ændret.
2. Find hændelsen på tidspunktet.
3. Læs værdierne før og efter.

Sådan læser du listen

De fleste begreber findes begge steder og hedder det samme, fordi systemet er bygget efter dansk klubpraksis. Tre ting er struktureret anderledes: rapporterne ligger på de sider, tallene hører til, i stedet for i en liste med sytten links; der bogføres automatisk, når pengene kommer ind, ikke kun ved fakturering; og medlemmerne har en tegnebog med tilgodehavende, som Halbooking ikke har.

Medlemmer

Medlemskartotek, grupper, kontingent og betalingsaftaler.

Booking og baner

Kalender, banestruktur, priser og de regler, medlemmerne booker efter.

Hold, sæson og klippekort

Det, der kører over en hel sæson.

Finansbogholderi

Regnskabsdelen følger Halbookings opbygning, så en bogholder kan arbejde videre uden at lære nye begreber. Navnene er de samme.

Rapporter

Halbooking samler sytten rapporter i en liste. Hos os står tallene på den side, de handler om, og kan hentes som CSV derfra.

Det, der bevidst er anderledes

Fire ting fungerer ikke som i Halbooking, og det er med vilje. Så ved du det på forhånd i stedet for at opdage det undervejs.

1. Rapporterne har ikke deres egen menu. Tallene står på den side, de hører til, og hentes som CSV derfra.
2. Der bogføres automatisk, når en indtægt kommer ind, uanset om det er en booking, et kontingent, et hold, en sæson eller et klippekort. Kassekladden bruges kun til det, der ikke kommer fra systemet.
3. Medlemmerne har en tegnebog. Aflyser klubben en betalt tid, kan pengene gå tilbage som klubtilgodehavende i stedet for en bankoverførsel, og de bruges automatisk næste gang.
4. Fakturanumrene er vores egen fortløbende række. Ved en overflytning gemmer vi det gamle fakturanummer på hver faktura, så I kan slå op på begge numre.